更新日:2013年05月20日

平成24年度 改善事例報告2
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改善報告事例 課内の月間予定表を作成し、課内の情報共有を図っている。(改善事例報告)
改善事例の内容 月間予定表に行事予定、休暇予定、総合案内及び宿日直の予定を記入することにしている。月2回程度、全課員に回覧、記入し、課内のホワイトボードに掲示することにより、係別の行事予定等の情報共有化や休暇の計画的取得に役立っている。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  交替勤務や現場に出る仕事が多い部署では特に有効な情報共有方法として参考となるのではないか。
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改善報告事例 印鑑再登録申請等書類改善(改善事例報告)
改善事例の内容 1.改善前の状況
  〇印鑑登録証の再発行手続き
  「印鑑登録申請書」「印鑑登録廃止届」「理由書」の計3枚の記入が必要
  〇登録印鑑の変更手続き
    「印鑑登録申請書」「印鑑登録廃止届」の計2枚の記入が必要
  
    ・申請者は別々の申請書に住所、氏名等同じ事項を何度も記入
    ・記入欄が複雑で分かりにくいため、職員が付ききりで応対


2.改善内容
  「印鑑登録申請書」「印鑑登録廃止届」「理由書」の内容を1枚にまとめた「印鑑(再登録/変更/登録廃止)申請書」を新たに作成


3.改善後の状況
  全ての手続が申請書1枚の記入で済む。
  ・申請者の記入量と記入時間が軽減
  ・記入が簡単になり、職員の窓口応対時間が短縮
  ・申請用紙および印刷コストの削減
  ・書類の確認や管理に要する手間が省け、事務効率が向上
  
コメント   町民サービス、能率改善に効果があったと思われる。
  どこの部署でも提出書類は多岐にわたると思われるので、無駄の見直しに参考となるのではないか。
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改善報告事例 ドレミファポイントカードを活用した口座振替推進(改善事例報告)
改善事例の内容 税務課では、最も収納効率の高い口座振替制度の利用促進が長年課題となっており、これの積極的な取組みを検討した。
  従来の広報を通じたPRや家屋評価の際の登録依頼書の配布では、利用率を維持する効果しか見られず、一層の促進策が必要との観点から新たな口座振替推進事業を行うこととした。

事業概要
(1) 指定金融機関及び各収納代理金融機関と協定を交わし、窓口来客のうち町税等の自主納付を行う方に対して声掛けによる口座振替登録を勧誘してもらい、実績に応じて1件につき210円の手数料を支払う。
(2) 新規に口座振替制度を登録した納税者の方に、町商工スタンプ会発行のドレミファポイント(1件につき100ポイント)を付与したカードを贈呈する。ただし、9月末までの前半期までの申し込みのみ。
    ※1件とは1名義人1税目あたりとする。

  この取組みにより、例年の倍近くの新規口座振替の申し込みがあり、利用率自体も全税目が前年を上回る結果となった。

  全体として、町は他の自治体で多く見られるような葉書タイプの口座振替依頼書の封入よりも安い経費で実績を上げることができ、金融機関は顧客の獲得と手数料による収益を得ることができ、納税者は納税の利便性とドレミファポイントを得ることとなって、三方に利がある結果となった。
  また、これに加え商工スタンプ会もPR効果を得られることから、積極的にこれに協力をいただいた。
  
  口座振替の推進の一例でありましたが、これ以外にも、町民の皆さんに参加や協力を求める際に、ドレミファカードポイントやドレミファ商品券の活用を図れば、地元商工発展の一助にもなり、併せ効果が高い事業の推進が期待できる。
  
コメント   町民サービス、経済性に効果があり、創意工夫の成果だと思われる。
  小さなコストを被ることを恐れず実行することで、後々大きな効果を上げるという発想はどの業務でも必要なことであり、参考となるのではないか。
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改善報告事例 開票事務における職員配置の見直し(改善事例報告)
改善事例の内容   以前は、開票事務従事者一人につき一つの役割を割り振り、大勢の職員を固定的に配置していた。
  そのため、計数機係や計算係等は、票の開披がある程度進むまで持ち場で待つだけの状態であり、人件費の増大につながっていた。

  そこで、一人一役ではなく、はじめは全員で開披にあたり、票が流れだすにつれ職員の配置を流動的に変更することとした。

  それにより待機職員はゼロとなり、開票事務従事者の数を大幅に減らすことができた。
  結果として、人件費の削減、また、職員の開票事務に対する意識が変わったためか、開票時間の短縮にもつながった。

  開票事務に限らず、各種大会やイベント等で職員が出務する場面は多々あると思われるが、一人一役といった固定的役割分担ではなく、一人複数役をこなす流動的役割分担を心掛けることで、出務者の数を減らし、効果的な事業運営が期待できる。
  
コメント   能率改善、経済性に効果があったと思われる。
  職員が係員として出務するイベント・事業で同様のことが言えるので、係分担の見直しについて参考となるのではないか。
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改善報告事例 期日前投票所におけるマニュアル作成(改善事例報告)
改善事例の内容   期日前投票については、役場各課から職員に出務していただき対応している状況である。そのため、多くの職員が一時的に事務に従事する格好となり、事前に選管職員が事務手順を口頭で説明していたが、概して事務に精通した者はいなかった。

  そこで、各係毎にマニュアル(A4用紙一枚、ラミネート加工)を作成し、設置した。

  それにより、口頭での説明とあわせてマニュアルを参照することで、事務の内容をより明確に事務従事者に示すことができるようになり、ミスの予防につながっている。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  全庁的に支援・応援を求めなければできない事務事業に必要だと思われる。また、ミスの許されない業務についてはより詳細なマニュアルが必要だと思われる。
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改善報告事例 課内回覧用紙の様式追加(改善事例報告)
改善事例の内容   課内回覧について、従来は所属職員の押印を以て回覧したことを示す様式を用いていた。しかし、中には企業のチラシや印刷物など、直接業務と関係のないものが回覧されることもあり、課員の承認が必要なものと回覧の確認が必要なものが混在していた。

  そこで、従来通り押印する様式とは別に、チェックで回覧したことを示す様式を新たに作成した。

  回覧物の性格により2種類の様式を使い分けることで、ただ漫然と回覧するのではなく、回覧物に関する意識がより明確となった。
また、回覧の確認でよいものは押印にかかる時間が短縮されたため、回覧が若干早く回るようになった。
  
コメント   創意工夫の成果だと思われる。
  提案内容は回覧についてだが、普段から当たり前だと思って見ているものでも、柔軟な見方や考え方によって改善できる余地があることを示す事例ではないか。
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改善報告事例 資料等の削減(改善事例報告)
改善事例の内容 ・例月出納検査資料(約60頁・9部)はA3サイズで両面印刷のため、コピーミス(しわよせ、紙づまり)がおおかったが、平成23年6月よりA4サイズに変更したことによりコピーミスも少なくなり経費(紙代・コピー料)削減になった。
  また、月計表(A4サイズ両面印刷・約260頁)5部作成していたものを必要部数の見直しを行い2部に変更し、経費(紙代・コピー料)の削減を図った。

・決算書(A3サイズ両面印刷・約650頁)の校正作業について2回紙ベースで校正・確認していたが、平成23年度決算書から校正は紙ベースで、確認は共有ホルダーで確認してもらうことに変更し経費(紙代・コピー料)の削減を図った。
  また、決算書の作成部数についても必要性の確認により従来13部作成していたものを9部に変更し経費(紙代・コピー料)の削減及び作成業務の短縮を図った。
  
コメント   経済性に効果があったと思われる。
  前例に縛られることなく、事務の見直し、電子化の活用で省資源に努めた事例であり、どの部署でも参考となるのではないか。
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改善報告事例 産業建設部内の業務日程等の管理及び公表について(改善事例報告)
改善事例の内容 ・改善前の状況
課員が部、課全般の業務日程及び部課長の業務日程が把握できない状況であったため突発的に発生した業務について、予定していた業務との調整を図ることが困難な事例があった。また担当業務以外の日程が把握できないため会議等の日程調整に時間を要していた。

・改善内容
職員全員が把握できるようネットワーク上(ファイルサーバー)に部課長の業務日程及び部、課全体の業務日程を表に取りまとめ全職員に公開した。

・改善後の状況
  効果
  1.部内の業務全般及び担当業務以外についての認識を深めることができた。
  2.業務の日程調整についての効率化が図られた。
  3.計画的な業務遂行への意識高揚が図られた。
  4.部及び課としての業務であるという認識が図られた。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  課内だけでなく、部内での情報共有は業務の効率化に有効な手段であり、参考となるのではないか。
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改善報告事例 リサイクルの推進及び課内ゴミの減量化に向けた取り組み(改善事例報告)
改善事例の内容   リサイクルの推進並びにゴミの減量化については、以前から庁舎内において行われてきたが、より徹底した改善を行うため、課員ひとり一人が取組を徹底することで多少なりとも推進されていると考えられる。

[職員各々の取り組みの徹底]
・使用済みコピー用紙、新聞紙、冊子、封筒等紙資源の分別収集の徹底
・使い捨て容器による飲料や弁当の購入を自粛
・ファイル類の再利用の徹底
・課内のゴミ箱を必要最小限とする

[取組の成果]
・分別収集が徹底されている
・ファイルの再利用により紙ファイルの廃棄が減った
・仕事終了時に於けるゴミの量が減少しており成果が表れている
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  省資源の取り組みは全庁的に取り組むべき課題であり、どの部署においても参考となる事例ではないか。
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改善報告事例 朝礼の工夫(改善事例報告)
改善事例の内容 パソコンで仕事をするようになって久しいが、課員一人ひとりが、今、何の仕事に取り組んでいるのか周りの課員もわからない場合が多い。

今後、朝礼時を利用して課員一人ひとりに今日の自分の業務予定を簡潔に報告していくこととしたい。課長はじめ、課員が課内の一人ひとりの業務内容を共有できるようにしたい。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  課内の情報交換を密にすることは、どの課においても業務を効率的に進める上で必要なことであり、参考となるのではないか。
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改善報告事例 音声認識による議事録作成支援システムの導入(改善事例報告)
改善事例の内容 ・改善前の状況
  議事録については、速記会社に委託し、作成していた。

・改善内容
  議事録作成支援システムを議場、議会会議室に設置し、会議録は職員が作成することに変更した。

・改善後の状況等
  議会だよりを作成する際などに、必要な発言箇所を直ぐに作成することができることとなった。
  発言者の声を登録してあれば、他の録音機器からよりもより早く会議録を作成することができる。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  費用対効果を考慮した結果、システム導入も視野に入れた事務改善の事例であると思われる。
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改善報告事例 課内ミーティングを行い、課内の情報共有を図っている。(改善事例報告)
改善事例の内容   週に一度、課内ミーティングを行い(業務終了後)、行事予定、郵便物(納付書や督促状など)の発送、各係の業務予定などを話し合い、情報共有化と電話及び来庁者への対応に役立てている。
  
コメント   能率改善に効果があったと思われる。
  課内の情報交換をも密にすることは、どの課においても業務を効率的に進める上で必要なことであり、参考となるのではないか。
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改善報告事例 舞台進行補助用 Qランプの作製(改善事例報告)
改善事例の内容   舞台催事運営上の場面で、緞帳を降ろした状態で舞台中でセットの転換作業を行う場面がしばしばあります。
  その時よくある光景は司会者が緞帳前に出て、転換の間をトークでつないでもらう事を良く行います。
  舞台中の準備が終わると、司会者に準備完了したことを伝えなければなりませんが、今までは必要な時間を決めてトークをしてもらうか、準備が終わった事を緞帳の隙間から小声で司会者に伝えたり、司会者が袖に戻り確認をしたりと色々な方法を取っておりました。

  今回、緞帳前の司会者に舞台中の転換状態を伝える手段として、司会者の立ち位置から見える舞台床に○×表示が出来る様に、表示回路と切り替え回路を作製、舞台袖から表示を切り替える事で舞台内準備完了を伝達出来る様にした。
  これにより緞帳前の司会者がお客様に向いたままの状態で緞帳内の舞台転換完了が識別出来る為、より自然な形でトークを展開しつなぎが出来る様になります。
(脱着可能にしてありますので、使わない時は取り外します。)

  今後の舞台進行の中で、実際に活用を図って行きたいと考えます。  
  
コメント   創意工夫の成果であり、サービスの向上につながる事例だと思われる。
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改善報告事例 舞台演出用 ジョーゼット幕の作製(改善事例報告)
改善事例の内容   舞台演出用にとジョーゼット幕を予算請求要望を出したが財政厳しい中、なかなか承認されない状態であった。

  今回、一昨年無償で頂いた反物がありますのでジョーゼットを内作してみる事にしました。自宅から裁縫道具を持ってきて、手縫いしながら写真の様な物を作ってみました。

  舞台用として売られているものは百万円程度します。手作り感満載ではありますが、会館利用者で希望があれば舞台で「無料」で使って行きたいと考えます。
  尚、作製後「難燃処理剤」を浸みこませ火災対策も行っておきました。

  昨年、利用者で自作したものを持ち込まれた方もおられます。カラオケ発表会等で希望される事が多いが、今までは他から借りて持ち込んで頂いたりしておりました。
  これによって、会館利用者へのサービス向上につなげて行きたいと考えます。
  
コメント 防炎処理や備品登録、管理方法について生涯教育課できちんと対応する予定であり、創意工夫の成果が見られ、経費の節減とともにサービスの向上にもつながる事例である。

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